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Saiba como organizar a documentação da sua frota

É de extrema importância manter todos seus documentos em um lugar só com fácil acesso e de uma maneira que aumente a sua produtividade.

Existem ferramentas, como o Google Drive, que podem ajudar no seu dia a dia, e é isso que iremos explorar nesse artigo. Essa forma de armazenamento na nuvem é gratuita e permite que o gestor guarde e compartilhe todos os documentos escaneados.

Instruções de uso

Antes de entrar no Contele Rastreador para agrupar seus documentos, é necessário seguir os próximos passos:

Crie sua conta no Google Drive;
No Drive, na parte esquerda superior da tela clique em Novo e clique depois em Pasta;
Faça duas pastas, uma para Veículos e outra para Condutores;

Dica: dentro da pasta Veículos, separe as subpastas pela Placa do Veículo.

Você pode anexar fotos diretamente pelo celular ou computador incluir documentos escaneados. Se forem documentos recorrentes, certifique-se de criar sub-pastas de meses/ano conforme necessário. Lembre-se, você pode configurar quais pessoas o acesso à pasta é permitido.

Para mais informações, confira o vídeo feito pelo Julio César, CEO do Contele Rastreador e especialista em Gestão de Frotas:

Quais documentos eu preciso me preocupar?

Preste atenção e certifique-se de possuir cópias dos seguintes documentos:

CRLV - Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo
DUT - Documento Único de Transferência
IPVA
Apólice de seguro
Notas fiscais de oficina
Orçamentos
CNH
Infrações de trânsito
Certidão de pontos da CNH

Integração com o Contele Rastreador

Agora vem a melhor parte, com o Contele Rastreador: implementamos uma integração com o Google Drive para que você acesse toda a documentação de seus veículos, de uma maneira fácil, rápida e organizada

Para incluir sua documentação, vá em Veículos e selecione o veículo desejado.

Na tela, selecione a aba de Documentação.

Utilize o campo "Digite ou cole abaixo o link de sua pasta no Google Drive e cole a subpasta do Veículo desejado.

Tela de Documentação da Frota

Após isso, clique em Salvar e pronto! Sua documentação estará segura, organizada e conectada utilizando armazenamento em nuvem em conjunto com o Contele Rastreador.

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Data da última atualização no artigo: 19 de abril de 2021
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